Faire un suivi de production vidéo fait partie de ces sciences inexactes. L’écoute en est probablement la clé car faire un suivi de production vidéo, c’est s’assurer en permanence que clients et créas regardent toujours dans la même direction. Il y a beaucoup d’étapes et d’aléas. Mais rien n’est ingérable quand l’info est traitée au bon moment et bien expliquée. Pour cela, il faut associer au planning une stratégie de communication personnalisée intégrant les 3 points essentiels : une vision, des rendez-vous et des comptes rendus.
Bon, c’est vrai, ça a l’air évident comme ça, mais c’est toujours bon de le rappeler : nos clients seront d’autant plus confiants dans leurs premiers pas qu’ils voient une équipe de production organisée et qui sait où elle va : directrice ou directeur de production droit dans ses bottes, une équipe de réalisation en place et de l’envie un peu partout. N’hésitons pas à centraliser les contacts utiles pour fluidifier la suite, et ça donne confiance.
Un planning de production vidéo a ce côté génial qu’il rassemble à lui seul deux essentiels du suivi de production : des objectifs clairs et une organisation transparente. Si en plus, vous utilisez une plateforme centralisée comme Skeem, vous avez le combo gagnant. Mais restons focus : un suivi précis et régulier est l’assurance que vos clients ne se sentent pas délaissés, se fassent du souci inutilement ou manquent des informations utiles à la bonne appréciation de la suite. Un planning est une porte d’entrée unique du suivi de production vidéo : il centralise une vision claire et partagée des moyens et des objectifs. Ça, c’est fait.
On donne le ton ! La communication d’un lancement de production de vidéos donne le ton de la collaboration. C’est le temps de donner confiance, de propager l’enthousiasme d’une nouvelle collaboration. C’est aussi le moment où l’on galvanise ses équipes et soi-même : pas encore de difficultés, tout est rose, pas (encore) de retours client en vue… ça va être la plus belle production de tous les temps et la vidéo la plus créative de l’histoire.
Du concret ! L’idée, à chaque étape de la production audiovisuelle, est de maintenir le lien, de tenir informé pour bien faire comprendre et bien appréhender ce qui va être livré. Le pragmatisme est de rigueur, pas de chichis ! N’oublions jamais que nos métiers comportent des codes qu’un client ne connait pas toujours : on explique sans retenue pour donner toutes les chances à notre « livrable » d’être apprécié et accepté ! Et quel que soit le livrable : un choix de musique, une voix off, un script, une proposition d’habillage ou une vidéo. Les outils de discussion et de tchat des plateformes collaboratives comme Skeem ont été conçus pour rester en contact, tout au long du suivi de production mais aussi plus précisément au cœur d’une étape.
Là, on rigole moins (en façade en tout cas). C’est l’heure d’une communication directe et rigoureuse, mode bienveillance coiffée d’une casquette formelle. D’un côté, on contrôle ce qu’on livre, on communique avec ses équipes, on fait le point, on rectifie. D’un autre, on livre (sur un planning en ligne c’est mieux) et on demande des retours clairs et précis, avec un système d’annotation vidéo, là c’est le top. La précision de la communication sur cette phase est vraiment très importante car elle a trait directement au contenu du film : une bonne maîtrise du suivi de production à ce moment clé évite des erreurs de compréhension par la suite et économise beaucoup de temps, d’énergie et de bonne humeur ! C’est le moment d’être concentré.
Vigilance demandée. Oui, ce sont les phases du suivi de production qui ne peuvent être anticipées et bien organisées dès le début. Elles n’en demandent pas moins d’être très présent niveau communication client (et équipe !). Pourquoi ? Parce que l’imprévu est souvent générateur de frustrations et de crispations. Certains peuvent sentir qu’on leur en demande toujours plus, que les efforts ne sont pas équilibrés. D’autres peuvent penser que ce n’est jamais terminé, que la production traine, qu’ils ont été mal compris. Bref, c’est le moment où le suivi de production vidéo repose plus que jamais sur nos capacités à écouter, comprendre, modérer et trouver des solutions. Empathie, pragmatisme et clarté sont de rigueur.
Ouh c’est bon là. On y arrive. C’est le moment du suivi de production ou l’émotion est la plus présente. Soit parce que tout le monde est très content de (enfin) terminer :-), soit parce que tout le monde se réjouit de voir le résultat final de la collaboration. Quoi qu’il en soit, la livraison est un moment clé pour faire le point, remercier et motiver ses équipes et fidéliser ses clients.
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He oui, on commence toujours par le concret : que s’est-il passé pendant cette étape de production ? qu’a-t-on produit ? Quelles difficultés ou bonnes surprises avons-nous rencontrées ? On peut ensuite passer à l’analyse et aux points de vue personnels par exemple : quelles directions avons-nous privilégiées et pourquoi ? Quelles variantes proposer et pourquoi ?
On ne met rien sous le tapis ! C’est une base du suivi de production vidéo comme de la communication en générale. Est-il nécessaire de rappeler que personne n’attend de quelqu’un un sans-faute, mais d’être attentif en cas de problème et de proposer des solutions.
Des questions ! Des avis ! On sollicite le point de vue du client et de ses équipes. Évidemment, c’est un point à savoir doser car de nombreux points de la production nécessite un avis franc et spécialisé mais n’oublions jamais qu’une proposition n’est jamais aussi bien acceptée qu’elle découle d’un cheminement partagé et concerté. Collaboration !
Le suivi de production vidéo repose donc, comme toute gestion de projet, sur de grands fondamentaux : vision, rendez-vous et compte rendu.
Mais il est important de rappeler que chaque gestion de projet vidéo rassemble des personnes, des contextes et des entreprises uniques. Alors n’oublions pas d’adapter ces grands fondamentaux du suivi de production pour accompagner nos clients de manière unique et personnalisée.
Faire un bon suivi de production vidéo, c’est peut-être ouvrir bien grand ses oreilles, prendre du recul et être toujours créatif.
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