La gestion de projets vidéo est souvent considérée comme un défi d’organisation. Elle est souvent même réduite à une bonne gestion de l’organisation en interne. On liste des étapes, mais on ne se demande pas comment les faire vivre. On accumule des tâches, mais on oublie de parler comportement humain. Et pour finir, on a tendance à focaliser sur les équipes qui produisent les vidéos.
Évidemment, un projet vidéo rassemble beaucoup plus largement. Une multitude de personnes interviennent, à commencer par les équipes clientes ou les personnes à l’origine de la demande. Une gestion de projet qui engage et apporte de la réactivité est une gestion de projet vidéo qui considère tout le monde, du début à la fin du projet.
Dès le démarrage, organisez la dynamique et la communication ! Comment ? Voici 6 conseils pour obtenir de la réactivité, et donc de l’efficacité tout au long du projet vidéo.
Vous êtes un guide. L’effet « wahou » n’est pas que dans les images. On sait que les conditions de travail et la confiance créent les conditions d’appréciation du travail et du résultat !
La communication d’un lancement donne le ton de la collaboration. C’est le temps de donner confiance et de propager l’enthousiasme d’un nouveau projet. Si vous souhaitez que les acteurs du projet soient généreux, il faut montrer l’exemple ! L’enthousiasme et l’énergie sont communicatifs. Donnez envie, dès le début, de participer activement au projet. Vos messages, un planning structuré et un bel outil 😉 vont faire le travail !
C’est bien de donner envie, mais encore faut-il que chacune et chacun puisse se projeter. Créer un planning très visuel est une des principales solutions pour que tout le monde comprenne et s’y retrouve. Pour que les équipes créatives, les équipes clients et l’ensemble des collaborateurs sachent toujours où et quand agir tout au long du projet vidéo. Une gestion de projet qui engage est une gestion de projet qui propose une dynamique. Construisez un workflow clair et visuel pour donner aux participants les informations dont ils ont besoin pour s’organiser, anticiper et participer quand il faut. Le planning proposé par Skeem.io est un très bon exemple d’outil engageant.
Exemple d’un planning sur skeem.io
Proposer des étapes de production, c’est bien, mais les détailler c’est mieux ! N’hésitez pas à donner de l’information à l’intérieur même de chaque étape, et cela au fil du temps et des moments-clés du projet vidéo. Entretenez la dynamique !
Sentez-vous libre et inventez vos étapes propres qui faciliteront la gestion du projet et l’intervention de celles et ceux qui y participent.
Par exemple, créez une étape “Contacts utiles” en début de production pour fournir les coordonnées de l’équipe, déposer un plan d’accès dans l’étape « tournage » avec toutes les coordonnées et infos, expliquez comment choisir une voix off dans la l’étape “Casting voix off”. Évidemment, il est préférable d’utiliser une plateforme collaborative pour centraliser toutes ces informations de manière claire.
Testez la gestion de projet avec Skeem ! Sans CB et sans engagement !
Transformez la gestion de projet vidéo en une expérience réactive et efficiente !
Aidez vos clients à annoter les médias. Qu’il s’agisse de vidéo bien sûr, mais aussi d’audio (voix off et musique par exemple), de texte (script d’une voix off), d’image et PDF (story-board, proposition graphique…)
Ne laissez plus créas et clients perdre du temps sur des emails interminables et des reports de time-codes. Utilisez des outils d’annotation qui facilitent les retours et évitent les crispations inutiles.
Pour inciter les intervenant.e.s, plusieurs arguments massue :
Un petit conseil : pour la planète, nous conseillons de faire les retours sur des versions légères pour ce qui concerne la vidéo (et vous économisez de l’espace de stockage ! 😉 )
Les étapes de validations sont des phases critiques dans la gestion réussie d’un projet vidéo. Elles doivent être annoncées et respectées avec la plus grande clarté avant de passer à la suite. Parfois, par manque de temps ou par appréhension de perturber la dynamique, des compromis peuvent être tentants. Cependant, ces concessions se révèlent rarement bénéfiques à longs termes et les lacunes créées peuvent entraîner des révisions coûteuses et des retards indésirables. Il est donc judicieux d’investir du temps upfront pour des validations claires, établissant ainsi les bases solides d’une collaboration fructueuse et sereine.
Encouragez l’utilisation d’outils dédiés à la validation, qui permettent de proposer un schéma de validation rigoureux.
Un processus méthodique et des directives explicites favorise des validations efficaces. Il évite les compromis inutiles et contribue à la fluidité de chaque étape du projet vidéo.
Une gestion de projet vidéo comporte beaucoup d’éléments et d’informations :
Les laisser transiter par de multiples canaux, sans que tout le monde y ait accès facilement, est source de malentendus et de temps perdu.
Sans plateforme de gestion de projet vidéo, il est facile d’imaginer l’usine à gaz qui émerge rapidement. Gérer le projet devient un casse-tête. Passer son temps à redistribuer des informations, à répondre à des questions qui auraient pu être évitées, à remettre en ligne des vidéos, à désamorcer des inquiétudes ou gérer des insatisfactions. L’enfer.
Centralisez la gestion de projet vidéo est le premier levier pour faciliter et fluidifier une production vidéo.
Et pour couronner le tout, les plateformes comme Skeem permettent de sauvegarder vos plannings dans une bibliothèque de modèles ! Les textes (messages) que vous trouvez percutants, les étapes de production complètes que vous faites à chaque projet ou un planning entier pour en faire un planning type !
Ce qui évite de tout recommencer à chaque nouveau projet vidéo.
Question gestion de projet, quand on cherche la réactivité chez les autres, c’est bien de l’être soi-même non ?
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