4 conseils pour rassurer sur l'utilisation d'une plateforme collaborative

1. Rassurer quant aux premiers pas sur une plateforme collaborative
2. Rassurer sur la simplicité d’utilisation de la plateforme
3. Rassurer en réaffirmant les gains pour la personne concernée
4. Rassurer en donnant des exemples concrets

Parfois, on hésite à se lancer dans l’utilisation d’une nouvelle plateforme collaborative, surtout quand elle implique des collaborateurs, prestataires ou clients et bouscule quelques habitudes.
Il n’y a rien de plus normal, mais les premiers pas font vite tomber les premiers-à-priori. A condition de choisir une plateforme intuitive et réellement simple d’adoption. Soyez vigilant.e.s ! l’interface doit être sobre, claire et ne pas proposer 100 fonctionnalités inutiles qui perdent les utilisateurs.

Alors, quels sont les 4 points pour rassurer vos collaboratrices et collaborateurs ?

Rassurer quant aux premiers pas sur une plateforme collaborative

Pas d’installation avec une plateforme collaborative

Par nature une plateforme collaborative est accessible en ligne et ne nécessite pas d’intégration ou d’installation spécifique sur un ordinateur ou dans un parc informatique. C’est important de la préciser et de bien communiquer sur le fait que l’accès sera simple et sans délai dès le début du projet.

Pas besoin de formation !

Une plateforme collaborative, comme Skeem par exemple, a été pensée pour tous les participant.e.s. Elle a été créée en pensant aux équipes créatives et services de communication qui ont plus souvent l’habitude d’utiliser des outils digitaux. Mais aussi à toutes celles et ceux qui en ont moins l’habitude. C’est le cas des services internes, départements métiers dans les entreprises qui seront amenés à collaborer sur la plateforme. L’utilisation intuitive est dans les gènes des plateformes collaboratives spécialisées dans la gestion de projet (comme Trello). Elles offrent un outil dont la prise en main est instantanée. Le temps d’adoption est très court et ne nécessite aucune formation. Tout le monde peut commencer à collaborer dès sa première connexion. C’est un argument important à délivrer.

Rassurer sur la simplicité d’utilisation de la plateforme

Pas besoin d’être un pro des applications

La collaboration nécessite de la simplicité et de l’évidence. L’ADN des plateformes collaboratives comme Skeem est de s’effacer devant les plannings, les conversations et les médias. L’interface n’est qu’un guide discret pour mieux mettre en avant le contenu. Ces plateformes sont, normalement, très éloignées des usines à gaz que peuvent très vite devenir des logiciels de création ou d’organisation interne utilisés comme outils de travail quotidien. Par exemple des logiciels de montage, des CRMs qui nécessitent énormément de fonctionnalités. Rassurez les personnes qui collaborent avec vous en leur disant qu’il s’agit, à l’inverse, d’un lieu de rendez-vous ultra visuel pour échanger et que celui-ci ne modifiera en rien les outils dont elles ont l’habitude dans leur quotidien professionnel.

Des notifications pour être guider sereinement

Les plateformes collaboratives réduisent considérablement le nombres d’emails mais elles ne les suppriment pas ! Elles en permettent une utilisation juste et efficace. Vous pouvez rassurer sur l’utilisation de la plateforme en expliquant que chaque participant.e est tenu informé.e en temps réel des avancées de la production et des événements importants qui se passent en ligne. En un clic depuis l’email reçu, chaque participant.e arrive directement au bon endroit sur la plateforme.

Rassurer en réaffirmant les gains pour la personne concernée

Gain de temps

Tout le monde est sensible au gain de temps. Une production vidéo nécessite un suivi rigoureux et implique de nombreuses personnes. Plus la collaboration est simple et organisée, moins on perd de temps. A tout niveau et à tout moment. Une plateforme collaborative évite :

• Les erreurs de communications et les retours en arrière
• Les étapes de production incomprises
• Les documents perdus
• Les emails dispersés et des temps de recherche inutiles
• Les retours fastidieux par email
• Les liens de transfert obsolètes
• Les problèmes de stockage et d’échange

Pour ne citer que les principaux…

Confort

Être toujours au courant, suivre en temps réel un projet, c’est moins de problèmes et de crispations. En anticipant, en agissant au bon endroit et au bon moment, tout le monde gagne en sérénité et c’est un cercle vertueux vers le succès.

Historisation

Dans une plateforme collaborative, tout est historisé.
C’est un argument important pour rassurer car tout le monde a déjà connu ces désagréables moments de visions divergentes qui crispent et ralentissent projet. La plateforme collaborative a la vertu d’un juge de paix et permet de calmer rapidement les tensions qui naissent lorsque tout est flou et que l’on ne sait pas qui a raison.

Rassurer en donnant des exemples concrets

Parlez de vos expériences

En général, ce qui rassure le plus, c’est de parler des expériences réussies. N’hésitez donc pas à les raconter, à donner des exemples d’utilisation de plateforme qui ont été couronnées de succès et qui ont facilité le travail de tous. Par exemple lors de la phase de retours sur les multiples versions d’un montage vidéo. Ou encore le nombres d’emails économisés pour l’organisation d’un tournage parce que tout le monde était connecté au même endroit et averti en temps réels. Ou bien le confort de savoir que tous les documents utiles à la production sont centralisés en seul endroit et que personne ne les redemande en permanence… Bref, n’hésitez pas à dire qu’après le dernier projet chez vous, plus personne ne veut s’en passer, clients comme créas !

Et un petit tip pour finir !

Une plateforme collaborative, par nature, donne de la liberté à votre organisation de projet, à vos équipes, à vos prestataires, à vos clients et à vous-même.

Le lancement de la production est le moment où vous devez finir de rassurer tout le monde. Si vous pensez votre organisation de projet, et donc votre planning, dans le but de faciliter les échanges, vos clients sentiront naturellement une collaboration améliorée en productivité et en confort. Concrètement, cela veut dire qu’une étape de votre planning de production sera bien sûr une phase clé de la production du film mais aussi une occasion d’échanger d’éléments importants ou un moment de discussion clé de la production.

Enfin, apportez de la visibilité dès le démarrage du projet, en présentant toutes les étapes de production ainsi que les possibilités de suivi qui s’offrent à tou.e.s les participant.e.s

En conclusion pour le lancement de la production :

• Pensez communication à chaque étape
• Donnez de la visibilité dès le démarrage du projet

Ça aussi, ça rassure beaucoup !