Publié le 21 Déc 2023

Comment créer un planning de production de film efficace ?

Organisation de projets video
Comment créer un planning de production de film efficace ?

Voici 4 points-clés pour créer un planning de production de film efficace. Un planning de production de film est un fondamental de l’organisation de projet audiovisuel. Mais ne le réduisons pas à sa qualité d’outil ! Il est tellement plus que ça : Il reflète une stratégie, dévoile une méthode de travail et devient un support de communication… Le planning de production de film doit comporter les bases communes de la gestion de projet, mais doit aussi et surtout coller à la philosophie de l’équipe de réalisation et au contexte client. Comment créer un planning de production pour qu’il engage tous les acteurs efficacement vers le succès du film ? Let’s go !

 


 

Le planning de production d’un film apporte une vision

« Quelle est la prochaine étape ? », « Pouvez-vous nous dire comment ça se passe ? », « Quel est le planning ? »… Ces questions de collaboratrices et collaborateurs sont récurrentes dès lors que la construction d’un film dépasse le « tourné-monté… »

Oui, c’est sûr : réaliser un film n’est ni le cœur de métier des entreprises, ni leur quotidien. C’est d’ailleurs une des raisons d’être des agences vidéo et sociétés de production.

Dans certains cas, la responsabilité de la production du film n’est pas portée par le service de communication de l’entreprise mais par le département métier concerné par le sujet du film. Le challenge est encore plus grand pour l’équipe de production qui va devoir faire preuve de plus de pédagogie, mais également pour l’équipe client qui va devoir naviguer dans un écosystème très éloigné de son quotidien. Les producteurs de contenus vidéo doivent être là, quoi qu’il arrive, pour les guider sur un chemin plus ou moins inconnu.

Une des premières choses qu’un collaborateur attend c’est une vision claire des étapes de production. C’est d’ailleurs souvent une des premières questions au lancement du projet.

Alors comment donner une vision aux équipes client et aux équipes créatives ?

Créez un planning très visuel !

Le mode kanban, c’est sympa pour organiser ses tâches personnelles, mais pour donner une image claire et globale du projet, il faut avouer qu’il y a mieux. Utilisez des outils qui permettent de créer un planning très visuel, comme une timeline par exemple, pour une compréhension immédiate des périodes chargées, des pauses, des étapes de corrections, etc. Cela vous permettra de présenter une feuille de route détaillée et donc un planning de production qui apporte l’ensemble des informations nécessaires. Résultat : compréhension globale du processus, de A à Z. Bingo.
Il faut toujours créer un planning de production de film comme s’il était destiné à une personne novice qui ne connait rien du projet. Demandez-vous quelles questions elle se pose et répondez-y directement sur le planning de production du film. Dites-vous que si un planning de production est bien réalisé, le nombre de questions en retour devraient avoisiner zéro…. Ça vaut le coup de prendre un peu de temps au démarrage ! Et ça renforce la satisfaction de vos interlocuteurs.

Agencies, the timeline centralize vidéo media and commentsExemple d’un planning sur skeem.io

Ajoutez des directives à chaque étape !

Eh oui ! connaitre les étapes et leurs dates, c’est une base, mais c’est loin d’être suffisant. Vos interlocuteurs, on besoin de savoir le pourquoi et le comment de chaque étape. S’ils ne le savent pas, ils se désintéresseront du flux de production et ne seront pas engagés le moment venu.
Utilisez donc des outils qui permettent d’ajouter du texte, des pièces jointes ou des médias à chaque étape de la production pour apporter les réponses suivantes : « Voici le but de cette étape », « voici comment nous allons nous y prendre » et « voici ce que nous attendons de vous à tel moment »
Un planning est la base de la bonne organisation personnelle de chaque acteur du projet. Cela leur permet de comprendre leur rôle et de mieux coordonner leur travail avec les autres membres de l’équipe.

Neon qui écrit ne bleu "be brillant"

Le planning de production définit des rôles clairs

Créas, clients : chacun son rôle et chacun son moment.

C’est une des bases de l’orchestration. Une des bonnes pratiques à diffuser, avec tact, à tous les participants du projet. Chacun peut avoir un rôle de conseil mais on peut s’accorder à dire que la collaboration est toujours un mélange bien dosé d’observation et de proposition.

Donc, chacun son rôle, et ce n’est que quand un collaborateur agit à sa place, qu’il propose sans créer de friction.
Bref, ne nous éternisons pas : des attributions claires engendrent, à coups sûrs, de la fluidité (et personne ne râle).

« Qu’attendez-vous de nous ?», « Quelles étapes devons-nous valider ? » « Avez-vous besoin de matière que l’on pourrait vous fournir ? », « Avez-vous pu faire vos retours ?»… Si ces questions surgissent au cours de la production, c’est que le planning peut être amélioré !

Alors comment bien définir les rôles dans un planning de production vidéo ?

Identifiez et répartissez les actions clés sur le planning

Utilisez des outils de planning de production de film qui permettent une gestion contrôlée du planning lui-même. Il s’agit de savoir qui est autorisé à :

  • Créez et proposez des nouvelles étapes de production utiles en cours de route,
  • Modifiez les étapes existantes et leur contenu
  • Modifiez les dates et deadline

Assurez-vous également que les différentes actions sont historisées. Cela évitera quelques déconvenues, au moins quelques discussions qui font perdre beaucoup de temps et crispent les relations.

Attribuez clairement les moments-clés d’interaction

Ces moments-clés structurent la collaboration, il est donc primordial de les identifier et de définir clairement qui peut ou doit :

  • Échanger des fichiers, partager des ressources
  • Livrer les différentes versions des vidéos ou autres médias
  • Faire les retours et annoter les vidéos ou autres médias
  • Demander les validations
  • Valider
  • Livrer

En définissant des rôles clairs, le planning de production permet de mieux coordonner les activités de chaque collaborateur et de réduire les risques de confusion ou de chevauchement des tâches. Chaque collaborateur peut ainsi se concentrer sur son travail spécifique, tout en sachant comment il interagit avec celui des autres membres du projet.

Enfin, le planning de production peut aider à identifier les problèmes potentiels ou les retards qui pourraient survenir afin de pouvoir intervenir en amont et modifier le workflow.

Planning de production vidéo

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Un planning de production de film est dynamique

Si quelqu’un a déjà vécu une production de film sans aucun changement de planning en cours de route, sans aucun aléa susceptible de modifier le déroulement initial des étapes de production, qu’il parle ou se taise à jamais. On lui dira que c’était un coup de chance.

La réalité du terrain impose souvent de s’adapter à de nouvelles contraintes ou de prendre en compte de nouveaux éléments (Ah ? je ne vous avais pas dit ?).

Question efficacité et gain de temps, il est donc primordial d’intégrer des outils agiles qui permettent non seulement de modifier rapidement mais aussi de partager instantanément. L’idéal étant, bien sûr, les solutions collaboratives qui permettent de tout suivre en temps réel et de faire d’un planning de production un support de communication dynamique et effervescent, à chaque étape de la production du film.
Quoi de mieux pour fluidifier la relation client ?

Un planning de production doit être dynamique dans le sens où il est capable de s’adapter aux changements inévitables qui peuvent survenir tout au long du processus de production. Il est important de comprendre que la planification initiale n’est pas nécessairement définitive et qu’il est souvent nécessaire de modifier certains éléments en cours de route.

Voici quelques avantages à avoir un planning de production dynamique :

La flexibilité

Un planning de production dynamique peut être modifié pour s’adapter à des changements imprévus, tels que des retards de livraison, des problèmes techniques ou des changements de plan de tournage. Cette flexibilité permet d’éviter les blocages et les retards dans la production.

Une prise de décision éclairée

En étant capable de modifier le planning de production en temps réel, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées en fonction des informations les plus récentes disponibles. Cela peut aider à éviter les erreurs coûteuses ou les retards inutiles.

L’optimisation des ressources

Un planning de production dynamique vous permet de mieux gérer les ressources disponibles en les affectant aux tâches qui le nécessitent le plus à un instant donné. Cela permet d’améliorer l’efficacité de la production.

Une meilleure communication

L’agilité vous permet d’être plus présent et de discerner le meilleur moment pour communiquer. Un planning modulable vous permet de mettre à jour les informations de manière transparente et en temps réel. L’anticipation évite les crispations et améliore considérablement la communication entre clients et créas, et entre les membres de vos équipes.

En somme, un planning de production de film dynamique permet de s’adapter aux changements en temps réel et de continuer à avancer efficacement vers l’objectif final.

Les outils collaboratifs de création de planning

Un planning collaboratif est vu 20 fois plus qu’un planning statique

Évidemment, chez Skeem, on adore ça et on ne peut vous conseiller autre chose !

Un planning statique fait sur excel ou équivalent n’est souvent jamais ré-ouvert après la première consultation… Il ne sert donc (presque) à rien. Sans compter qu’il faut en permanence réactualiser et renvoyer une nouvelle version, ce qui perd généralement définitivement tout le monde.

L’arrivée des plateformes collaboratives a révolutionné la manière d’engager ses collaborateurs sur la durée, en utilisant le planning de production vidéo comme un lieu d’échange et de communication. On peut y ajouter rapidement la facilité avec laquelle des outils comme Skeem permette d’éditer un nouveau planning au lancement d’un projet, et on finit généralement par être conquit… 😉

Créer un planning de production de film efficace est donc un enjeu central pour la réussite d’un film car il va permettre de rassurer, dès le début. Le planning de production de film est le reflet d’un savoir-faire et c’est lui qui donne confiance :

« Bon eux, ils savent où ils vont, c’est carré ! Go ».

Avouons que c’est une bonne entame !

Stéphane

Stéphane

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