La centralisation des données : petit rappel
La disponibilité et la précision de l’information facilitent la réalisation des objectifs et la coopération entre les équipes clients et les équipes créatives. C’est pourquoi, pour une efficacité optimale, il est devenu essentiel de centraliser les informations.
Cela implique que toutes les données (au sens large du terme : datas, médias, messages) soient réunies sur un serveur central et mises à disposition de tous, à tout moment et partout dans le monde.
Cette centralisation des données conditionne toutes les décisions structurantes et la réussite d’un projet vidéo.
Voici l’approche fondamentale d’une conduite de projet, qui permet de rendre la centralisation des données complète, efficace et bénéfique pour tous : les 5 TOUJOURS
Toujours savoir où agir
Une des problématiques majeures des équipes clients est de savoir où et comment agir. Par nature, un client n’est pas un professionnel de l’audiovisuel et ne connait pas toujours les étapes de production ou le déroulement exact d’un projet vidéo. Cela est particulièrement vrai au démarrage, lors de la définition des méthodes et du retro planning associé. Mais il est primordial de le prendre en compte tout au long du processus de réalisation et de manière dynamique.
L’équipe client ne connait pas les ressorts d’une production vidéo, cependant, elle a un rôle important dans le succès du film : elle connait mieux que personne les objectifs du projet, possède et maitrise le contenu, insuffle le ton et l’identité de la vidéo.
C’est la raison pour laquelle il est essentiel de lui faciliter chacune de ses interventions, tout au long de la production. Ces interventions sont nombreuses, mais on peut les regrouper en 3 catégories :
- Les étapes de partage de contenu et d’informations
- Les étapes de retours (feedbacks)
- Les étapes de validation.
Ce sont des étapes structurantes et incontournables. Leur clarté évite un grand nombre d’échanges sans fin, d’oublis, de relances et de crispations. Et plus que cela encore, une vision claire du process apporte de la confiance et de la bonne volonté !
Alors comment la centralisation des données aide à savoir où agir ?
Quand on pense centralisation des données, on pense souvent data et fichiers. En gros, on résume la centralisation à un Drive synchronisé dans lequel on va piocher. La centralisation, c’est bien plus que ça, car on peut aussi centraliser des process et des méthodes.
Dans le cas d’un projet vidéo, il s’agit de partager une vision claire de la production à travers un planning en ligne. Le planning devient alors le centre de pilotage de toute la production. Il apporte l’ensemble des indications-clés à l’équipe client sur toute la durée du projet.
On peut donner quelques exemples de cas concret. On peut indiquer via le planning le moment où il faudra :
- Partager les éléments de charte graphique en début de production
- Faire les retours sur une sélection de lieux de tournage
- Faire les corrections de la V1
- Valider avant de passer à l’étape suivante
- etc.
La centralisation de chaque étape du planning permet ainsi de guider les clients, mais aussi l’ensemble des participants, pour qu’ils sachent toujours où et comment agir. Vous évitez les questions incessantes de collaborateurs perdus, la production est pro et agréable.
Toujours avoir une trace
Nous allons être plus rapide sur ce point, il est simple : l’historisation apaise les relations.
Bien sûr, tout le monde (ou quasi) débute un projet vidéo dans un état d’esprit positif et plein de bonne volonté. Cependant, tous les professionnels savent aussi, et l’ont même parfois déjà expérimenté, qu’une gestion de projet sereine est toujours suspendue à la bonne compréhension mutuelle et à une bonne communication. Nous sommes des êtres humains et nous absorbons les informations par le prisme de nos différences. Parfois cela engendre des interprétations discordantes.
Il est donc essentiel que la communication soit à la fois précise dans son contenu et dans le temps.
- Pour être précise dans son contenu, elle doit être écrite, parce que nous ne sommes jamais autant précis que lorsque nous savons que nos traces nous engagent.
- Pour être précise dans le temps, elle doit être datée et intégrée à un historique.
Alors comment la centralisation aide à toujours garder une trace ?
L’ensemble des solutions de centralisation et des plateformes collaboratives utilisent des systèmes horodatés qui historisent la dynamique des échanges et de la collaboration. Elles permettent ainsi de retrouver facilement qui a dit quoi et quand.
La centralisation des données accentue ainsi les bénéfices de cette communication partagée aux yeux de tous. Elle évite non seulement certaines dérives mais permet aussi de discuter, si besoin, sur les bases indiscutables d’un arbitre neutre : la plateforme.
Toujours retrouver les infos
C’est sur cette thématique que l’on valorise le plus souvent la centralisation.
Facile à comprendre !
Si des données sont stockées et sécurisées dans un endroit accessible et connu, alors retrouver les informations que l’on cherche au moment voulu devient rapide et sans douleur. Et ces douleurs-là parlent à tout le monde. Qui n’a pas eu envie d’hurler après des recherches interminables sans résultat, dans des emails ou sms, maudissant le monde entier d’être si peu organisé…
Dans la carde d’une gestion de projet vidéo, la centralisation des données permet de rassembler et d’organiser visuellement les différents types d’informations :
- Les demandes et briefes des clients
- Les contacts de la production
- La matière utile à la réalisation du film (photos, images, logos, éléments graphiques, vidéo…)
- Les documents standards de la production (script, storyboard, plan de travail, feuille de servie…)
- Les informations clients contenus dans des messages (choix, changements, directions à prendre)
- Les retours clients sur les livrables (visuels, musique, voix off, montage…)
- Les médias échangés ou livrés
La centralisation des données apporte, sur ce point, un confort sans prix tout au long de la production.
Toujours être au courant
Un enjeu quotidien d’une gestion de projet vidéo est de s’assurer que tous les participants ont bien reçu l’information en temps voulu. Parallèlement, il est utile de savoir quand les participants ont exécuté l’action qu’on attendait d’eux. Premièrement ça rassure, mais cela permet également de gagner du temps puisque, étant centralisées, les données sont mises à jour en temps réel. L’info est ainsi disponible au moment où elle nait, sans délai et de façon systématique. Plus d’oubli ou de retard dans l’envoi de l’information.
Alors comment la centralisation des données aide à être toujours au courant ?
Outre le fait que par simple connexion, tout participant au projet peut aller activement chercher l’information, la plupart des solutions digitales de centralisation fonctionnent avec un système automatisé de notifications par email. Ces notifications concernent :
- Les uploads (mises en ligne) et téléchargements de fichiers
- Les messages et discussions
- Les annotations et commentaires sur les médias (vidéo, image, audio, textes…)
- Les validations
La centralisation concerne donc aussi les alertes et les systèmes d’information automatiques. Ce qui est assez détendant et permet à l’équipe créative de concentrer son attention son cœur de métier et les tâches à forte valeur ajoutée.
Toujours retrouver les médias
Cet aspect de la centralisation concerne plus directement les livrables. Tout participant à un projet connait la désagréable sensation de devoir envoyer à nouveau un média déjà livré, perdu où inaccessible derrière un lien obsolète.
La centralisation des médias permet de fournir un lien vers un espace identifié et toujours accessible jusqu’à la fin du projet. Cela concerne tous les livrables d’un projet vidéo :
- Les scripts, moodboards, storyboards…
- Les propositions graphiques
- Les différentes versions des montages
- Les animations
- Les musiques
- Les enregistrements de voix off
- Les masters
Les 5 TOUJOURS permettent de nous rendre compte à quel point la centralisation des données simplifie, accélère et améliore les flux de production vidéo.
Mais pour qu’elle soit complète et efficace, la centralisation des données doit être transverse, dynamique et anticipée.
Pour cela, il faut l’intégrer, dès le démarrage du projet vidéo, en considérant le besoin de communication entre les équipes créatives et les équipes client pour chaque étape de la production.
